Trabajar sin límites: ¿cómo comunicarse mientras se teletrabaja?

Si la mayor parte de la comunicación no es verbal, ¿cómo se asegura de que lo que dice y escucha no se malinterprete?

La mayoría de la gente piensa en el habla cuando piensa en la comunicación. Sin embargo, no son solo las palabras que escuchamos las que nos llevan a comunicarnos, sino también otros factores no verbales. Esos factores –como el lenguaje corporal, las expresiones faciales, etc.– tienen un impacto más significativo que las palabras que utilizamos. Cuando se trabaja a distancia, hay que recordar constantemente que este importante factor de ayuda no existe.

Lo he aprendido una y otra vez como trabajador remoto durante casi seis años, y me enorgullece decir que he desarrollado relaciones de trabajo sólidas y eficaces con mis compañeros de equipo aquí en Pasilobus. Incluso sin conocer a la mayoría de ellos en persona.

Aquí hay algunos consejos esenciales para una comunicación remota eficaz:

1. Prejuicio benévolo​

El prejuicio benévolo es un prejuicio superficialmente positivo que se expresa en términos de creencias positivas y respuestas emocionales. Esto es algo que puede no ser práctico en un entorno de oficina típico, pero es esencial para el trabajo remoto, donde los mensajes y correos electrónicos son la norma.

La persona que se encuentra al otro lado de la interacción carece de todos los factores no verbales a los que estamos acostumbrados, y las palabras que escribe pueden sonar negativas aunque no haya ninguna intención de hacerlo.

Si lee un mensaje que parece contradictorio de alguna manera, dese un minuto para responder. Es muy probable que no hubiera ninguna intención dañina en absoluto. Durante este período, considere otras explicaciones para el mensaje.

En caso de que no pueda calmarse y aún conciba el mensaje como desfavorable, no responda. Si está en medio de un chat, diga amablemente que necesita desconectarse y responda después de al menos 24 horas. Es probable que aborde la noticia desde una perspectiva diferente entonces y proporcione una retroalimentación más constructiva.

2. Use Emojis​

Inicialmente, los emojis se crearon como una representación simbólica de las emociones. De forma similar a la puntuación, los emojis se utilizan para expresar sentimientos (ironía o humor) y para sustituir el lenguaje corporal y el tono de voz en la comunicación basada en texto.

Hoy en día, los emojis son los factores no verbales que deben formar parte de sus interacciones con sus compañeros en un entorno de trabajo remoto.

La mayoría de los emojis son claros para todo el mundo, pero su significado depende de quienes los usan. Sin embargo, como a menudo transmiten un pensamiento o sentimiento fácilmente identificable, se entienden en su mayoría en contexto. Los emojis nos ayudan a añadir tono en nuestras relaciones comerciales y a aclarar cuestiones.

Existe un número infinito de formas de usar los emojis, pero en mi experiencia, estas son las más comunes:

Para aligerar el ambiente introduciendo humor. Para suavizar un mensaje posiblemente negativo. Para encontrar una forma más cómoda de expresarnos. Mostrar y no decir cuando las palabras nos fallan.

Sin embargo, es esencial tener en cuenta que, por muy útiles que sean los emojis para transmitir factores no verbales de comunicación, cuando se utilizan los mismos emojis todo el tiempo, es posible que sus compañeros no le entiendan. Pueden asumir que una tarea le resulta fácil si utiliza el mismo emoji sonriente cuando no es un trabajo fácil, lo que puede provocar una desconexión. Por lo tanto, intente utilizar diferentes emojis. Evite la repetición.

3. Sea flexible para saltar de una herramienta a otra​

Para los trabajadores remotos, el chat en vivo es la opción más sencilla para la comunicación. Sin embargo, hay muchos casos en los que el chat no será suficiente. Cuando te das cuenta de que pasas demasiado tiempo discutiendo o haciendo una lluvia de ideas sobre un tema por chat, necesitas saltar a una herramienta de comunicación diferente, como el chat de vídeo o un software de gestión de proyectos.

El chat de video ayudará a aclarar las cosas en la mayoría de las situaciones solo cuando sean breves y concisas. Si su conversación por video dura más de 15 minutos, tampoco obtendrá los resultados esperados. Nuestros lapsos de tiempo son cortos cuando trabajamos de forma remota, y todas las partes se distraerán y perderán el enfoque después de 15 minutos.

Por lo tanto, necesita tener una mentalidad flexible, lista para cambiar de herramientas en cualquier momento por períodos cortos. Muestre el video, vuelva al chat y luego cambie al video nuevamente. Si no funciona, mueva el problema a su herramienta de gestión de proyectos o lista de tareas. Vuelva a ello mañana por otro breve período. Mantenga a sus compañeros concentrados y alerta para la tarea.

Para comunicarse eficazmente, siga estos principios y conviértalos en un hábito. El trabajo remoto puede parecer divertido y fácil, pero requiere un esfuerzo real, y es algo que solo los más reflexivos pueden lograr y a lo que pueden acostumbrarse.